ゲームエフェクトデザイナーのブログ (新)

レポート記事とかUE4のマテリアルとか。C#とかも触ったり。

Zoomでオンライン勉強会を開催する際のメモ - 設定編 -

今後、自身でも開催の機会が増えていくと思うので備忘録がてらメモしておきます。

大事なこと


●Zoomは無料版だと通話が3人以上の場合に40分の時間制限がある

・少人数での開催なら40分ごとに接続し直すのでも問題ないかも

・でもそれ以上の人数でちょこちょこ開催するならPro版に入っておいた方が良い

Pro版は月2000円ほどかかるが、クラウド録画できたりと非常に便利

 

クラウド録画について

・Pro版以上のホストがクラウド録画可能で、自身のPCに録画負荷がかからない

・画面共有の切り替え等で録画が切れるようなトラブルが無い

・録画を終えてクラウド上でのエンコードが終了するとURLがメール通知で来る

・ホストのウェブ側の記録ページから録画ファイルの一覧を閲覧でき削除もそこで可能

・参加者はURL先にアクセスして視聴だけでなくダウンロードも可能

クラウドの容量制限があるので参加者がDLを終えた頃には削除すると良い

 

●色々と設定が可能なので最初にひとしきりチェックする

例えば主催者(ホスト)だけが画面共有可能な設定にしたり、注釈(画面内に手描きやスタンプなどを表示できる機能)を無効にしたりできるので、参加人数が多い場合に参加者が思い思いに画面に文字を描き込んだり、うっかりボタンを押して画面共有してしまうといったトラブルがないよう設定に配慮したいです。

 ※オススメの設定を後述

 

●操作を事前に試しておく(ホスト/発表者ともに)

以下のあたりをテストしておくと良いかと思います。

・スケジュールからパスワードを設定した会議を予約して参加者に参加してもらう

・待機ルームに入った参加者に入室許可を与える(ホスト)

・画面共有、録画開始/停止、チャット、参加者リストの表示、注釈などみんなで試す

・複数人同時に画面共有 ※プルダウンから表示する人を切り替えられる

・画面共有時の邪魔な操作バーの表示ON/OFF

・参加者リストから誰か指定してミュート操作(ホスト)

・参加者全員を一斉にミュート(ホスト)

・参加者に録画権限を与える(ホスト)

・ホストから録画権限を与えられたらローカル録画してみる(ゲスト)

・ゲストの画面共有状態を奪える(ホスト)

・ミーティングの終了(全員解散)(ホスト)
※ホストが画面共有している状態で会議を解散しようと思って最初に抜けた際に、会議は解散になっておらずホストの画面共有と通話が続いているけどホスト側では通話ウインドウが見当たらなくなってしまった‥という状態になったことがあります、、

 

●トラブル対策で共同ホストを設定する

・Pro版の機能として、別のPro版のアカウントに対してホスト機能を付与できる

・なるべくネット回線が安定している人にメインのホストになってもらう方が良い

・共同主催者にPro版が複数人必要だが規模が大きい場合は入っておきたい

参考:
Zoomの共同ホストだと使えない機能はありますか? | 集客苦手でも30~50人を安定集客|Zoomセミナー集客満席法

 

●開催時の注意

・発表者以外の人は、Q&Aなどの発言時以外ではミュートにするよう最初にお願いする

・Q&Aコーナーや途中休憩あり/なし、後日録画の視聴URLを送る旨なども同様に伝える

・発表ごとに録画をON/OFFしたい場合など、ホストは録画ON/OFFを忘れがちと思うので共同主催者や気付いた参加者に「今、録画されてないですよ」と声をかけてもらうようお願いする(録画中かどうかはデスクトップアプリ左上に表示されるので誰でも分かる)

・発表者の人には最初にちゃんと音声がクリアに聞こえているか確認してもらう
※音声が聞こえない、画面が見えないなどのトラブルは受信側の可能性もあるが、発表者の音声が聞こえなかったり小さかったりしたら主催者が声をかける

 

●大人数が参加するセミナーを開く場合、ウェビナー形式も便利そう

・発表者のみ画面共有可能な設定にして参加者に機能制限を付与することが可能

・ただし月額5400円ほど追加になる模様

参考:
Zoomビデオウェビナー(+月額5,400円)でセミナーをやるメリット | EX-IT

 

設定しておきたいもの


ホストとして勉強会を開催する場合に見ておいた方が良い設定についてのメモです。
特に国際電話関連の設定は、主催者は必ず行っておいた方が良いかと思いました。

※設定を変更した際に「保存」ボタンが表示される項目とされない項目がありますが、表示されない項目は自動で保存されているようです

参考サイト:
zoomの設定〜アップデートが多いので、改めて設定項目を徹底解説
zoomに接続しただけで「国際電話」?設定を見直すところはここ! - right×write



●「ミーティング」タブの設定

ホストビデオ

OFF

参加者ビデオ

OFF

音声タイプ

コンピュータ音声(電話からは参加できないようにする / 国際電話の可能性が発生するのでコンピュータの音声のみにしておいた方が良い)

ホストの前の参加

OFF

認証ユーザしかミーティングに参加できない

OFF

新しいミーテイングにパスワード...

ON

ワンクリックで参加できるように...

ON

参加者をエントリー後にミュート

ON

チャット

ON

プライベートチャット

OFF(混乱を避けるため)

チャット自動保存

ON(補足でTIPS共有があったりすると思うので)

参加者が参加または離れた時に音声が再生

OFF(参加&退出時にサウンドが鳴るが、不要と思う)

ファイル送信

ON

共同ホスト

ON(有料アカウントの共同主催者がいる場合)

投票中です

ON(アンケートを行いたい場面がある場合)

ミーティング管理ツールバーを常に表示

ON

画面共有

ON(他の人が共有している場合の共有はホストのみにする)

ユーザーのデスクトップ/画面共有を無効

OFF

注釈

ON(少人数の場合 / 画面に手描きできる機能)

OFF(大人数だとうっかり操作などを避けるためにOFFが無難に思う)

ホワイトボード

ON(白いキャンバスを画面に出して手描きでやり取りできる)

Zoomのホワイトボードの使い方・基本操作方法まとめ | Zoom-Lab | Web会議ソフトZoomの研究所

遠隔操作

OFF(リクエスト>承認のフローがちゃんとあるので少人数ならONでもありかなと)

リモートコントロールをリクエストまたは与える – Zoom-Support

Allow participants to rename themselves

ON(名前変更可 / 表示名をニックネームにしたい人は多いと思う)

字幕機能

ON(ホスト側での音声が出ないトラブル時や、補足事項を表示したい場合がある場合)
OFF(ミスを減らすため機能やメニューの表示項目を絞っておきたい場合)

カメラの操作

OFF(会社の会議ならONでも良いと思うがプライベート開催の場合はOFF)

待機室

ON(関係者で打ち合わせができるよう早めにミーティングを開始しておき、その間に参加者には待機してもらうといったことができる)

超オススメ!Zoomの待機室がスゴイ!! | 動画ナビ.jp

ブラウザから参加するリンクを表示

ON(基本的にブラウザアクセス無しにしたい場合でも、ミーティング中にアクシデントで参加できない人が出た場合向けに、急遽URLを渡すことができるので一応ONにしておくのはありかなと)

 

 

●「保存」タブの設定

ローカル記録

ON

クラウド記録

ON(細かい設定項目は好みで)

 

●「電話」タブの設定

招待状メールにある国際番号リンクを表示

OFF

グローバルダイアルインの国/地域

日本(デフォルトのアメリカのチェックをOFFにして日本をONにする)

 

「遠隔操作」はセミナー形式のオンライン勉強会ではOFFにした方が良いと思いますが、知り合い同士でのハンズオンやレクチャー、業務でのチェックや研修などでは非常に便利なのではと思います(まだ試してない)。

以上、ご参考まで!